Jak się pracuje w agencji?
23 stycznia 2024
Strona urzędowa przyjazna użytkownikowi - jak powinna wyglądać?
Strona urzędowa powinna być dla użytkowników, którzy ją odwiedzają, alternatywą dla wizyty w samym urzędzie. Należy więc zadbać o to, żeby – poza danymi kontaktowymi – znalazły się na niej wskazówki, jakie sprawy i w jaki sposób można załatwić w danym urzędzie.
Wskazane jest, aby witryna internetowa urzędu była atrakcyjna wizualnie. Najważniejsza jest jednak jej użyteczność.
Identyfikacja strony
Ułatwia ją strona główna – pierwszy element, z którym stykają się internauci odwiedzający serwis internetowy urzędu. Na nią też najczęściej oni powracają.
Pamiętaj jednak, że użytkownicy nie zawsze rozpoczynają przeglądanie serwisu od strony głównej. Często trafiają do niego poprzez poszczególne podstrony, które pokazują się w wynikach wyszukiwania.
Traktuj zatem każdą podstronę jak stronę główną. Pozostaw określone regiony serwisu bez zmian niezależnie od podstrony, na której znajduje się użytkownik. Za jeden z takich regionów uważa się nagłówek – górna część strony internetowej, gdzie powinny zostać zamieszczone podstawowe elementy, które ją identyfikują.
Wizerunek urzędu może poprawić zamieszczenie na jego stronie WWW zdjęć kierownictwa wraz z krótkim CV, w którym powinny znaleźć się informacje o wykształceniu i doświadczeniu zawodowym.
Strona WWW łatwa w korzystaniu
Spraw, aby petenci urzędu mogli łatwo i szybko korzystać z jego serwisu internetowego:
- nie zamieszczaj na jego stronie głównej za dużo informacji;
- Informacje na stronie głównej powinny być odnośnikami do bardziej szczegółowych treści;
- zamieść na stronie głównej tzw. punkty startowe – np. Gospodarka, Przedsiębiorca, Zainwestuj w gminie;
- zadbaj, aby strona urzędu była dostępna w kilku językach;
- umieść wyszukiwarkę informacji;
- umieść katalog usług/spraw z wyjaśnieniem, jak i gdzie można je załatwić;
- umieść odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania;
- przystosuj stronę do obsługi przez urządzenia mobilne.
Potrzeby osób z niepełnosprawnościami
Dostępność serwisu urzędowego dla takich osób wiąże się z tym, aby każdy mógł swobodnie korzystać z jego treści. Powinno to się odbywać w wygodny oraz intuicyjny sposób, Musi on być przeznaczony dla ludzi wykluczonych cyfrowo, a zatem:
- osoby z niepełnosprawnością sensoryczną – niewidome, słabowidzące, głuche, słabosłyszące oraz głuchoniewidome;
- osoby z niepełnosprawnością manualną;
- osoby z niepełnosprawnością intelektualną;
- osoby niewykształcone;
- osoby niezamożne;
- osoby w starszym wieku;
- obcokrajowcy.
Jak możesz to osiągnąć?
- Pliki dźwiękowe i/lub materiały wideo uzupełniaj napisami, które pomogą użytkownikowi zrozumieć przekaz. W uzasadnionych przypadkach wskazana jest nawet transkrypcja.
- Unikaj żargonu biurokratycznego. Używaj prostego i potocznego języka.
- Twórz zróżnicowane treści w zależności od adresata. Unikaj tekstów hermetycznych, szablonowych i trudnych w odbiorze.
Czat z petentem
Ta opcja jest bardzo przydatna – szczególnie w obecnych czasach.
Warto pamiętać, że ludzi zniechęca urzędowa nomenklatura oraz duża ilość rubryk, które trzeba wypełniać. Nie każdy chce lub może czytać wszystko ze zrozumieniem. Są też takie niejasności, które może rozwiać tylko spokojna i merytoryczna rozmowa.
Nie wszystko da się załatwić przez telefon. Pamiętajmy, że chociażby dla osób z niepełnosprawnością mowy czy słuchu nie jest to żadne rozwiązanie.
Dane kontaktowe na stronie urzędu
Strona główna urzędu powinna w widocznym miejscu ukazywać jego dane kontaktowe. Muszą one zawierać informacje o:
- siedzibie instytucji – adres, opis i mapka dojazdu;
- godzinach pracy urzędu oraz godzinach przyjęć petentów przez ich kierownictwo;
- strukturze organizacyjnej;
- numerach telefonów i adresach poczty elektronicznej;
- możliwości złożenia podania z wykorzystaniem platformy e-PUAP;
- numerach kont bankowych.
UX – absolutna konieczność
UX (ang. User Experience) zakłada ciągłe sprawdzanie i badanie doświadczeń użytkownika strony internetowej. Dzięki temu zwiększa się szansa na to, iż będzie ona bardziej spełniała jego oczekiwania.
Poza tym UX pozwala CI także:
- tworzyć mapę potrzeb użytkowników oraz interesariuszy;
- przeprowadzić dekompozycję potrzeb na funkcjonalności e-usługi i proces obsługi użytkownika;
- zapewnić zaangażowanie użytkownika w kolejnych etapach realizacji projektu;
- zapewnić zabezpieczenie zasobów projektowych – czasu, pracy i budżetu – do angażowania użytkowników i wyciągania wniosków z badań czy testów użyteczności.
Uwzględnij podejście UX w harmonogramie projektu na wszystkich jego etapach:
- Inicjowania;
- Przygotowania;
- Realizacji;
- Wdrożenia, utrzymania i rozwoju.