brandbook.agency – Kobieca Agencja Reklamowa | Warszawa

Jak zadbać o IT w urzędzie?

System IT wewnątrz urzędu to ważny i zarazem często pomijany temat. Przeważnie mówi się o usługach elektronicznych, które urząd świadczy na zewnątrz. Nie należy jednak zapominać, że wewnętrzny system informatyczny urzędu jest równie istotny.

Warto zatem zastanowić się:

  1. W jaki sposób informacja publikowana w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) jest przetwarzana i udostępniana?
  2. Jak wygląda obróbka danych z formularzy?
  3. Jak wygląda elektroniczne procedowanie wewnątrz instytucji?

IT w urzędzie i jego niezbędne elementy

Rosnąca dziś skala e-usług – jej masowość – wymusza stworzenie wewnątrz instytucji porządnego fundamentu, na którym zostaną one oparte. Warto zastanowić się nad tym, w jaki sposób informacja publikowana w BIP jest przygotowywana i przetwarzana. Często na dalszy plan spycha się temat obróbki danych z formularzy i elektronicznego procedowania wewnątrz instytucji, skupiając się głównie udostępnianiu tych  formularzy i związanych z nimi usług na platformach usług publicznych (ePUAP).

Pomijane są także pozainformatyczne aspekty wdrożenia usług elektronicznych. Urząd musi być przygotowany do udostępniania na zewnątrz przetwarzanych w nim danych. Wpływa to na terminowość i precyzję wykonywanych zadań.

Wspomniany powyżej fundament tworzą trzy elementy, które warto pokrótce poznać:

  1. ZSI – sprawnie działający, zintegrowany system informatyczny, który obsługuje większość, o ile nie wszystkie obszary działalności jednostki administracyjnej;
  2. system zarządzania dokumentami, który obsługuje jednolite repetytorium wszystkich e-dokumentów, które są składowane w urzędzie;
  3. integracja ZSI i repozytorium dokumentowego z modułami programowymi obsługującymi komunikację zewnętrzną i platformami usług publicznych.

Zintegrowany System Informatyczny

ZSI składa się z całego szeregu tzw. aplikacji dziedzinowych. Są to specjalizowane programy przeznaczone do do obsługi wydzielonych obszarów aktywności danego organu administracyjnego – np. zarządzanie budżetem i finansami, podatki i opłaty lokalne, wszelkiego rodzaju ewidencje etc.

Przykładem może być tutaj program do prowadzenia księgowości. Posiada on następujące funkcje:

  • Tworzenie wielopoziomowych planów i grup kont – pełna księgowość;
  • Generowanie zestawień obrotów i sald dla dowolnych okresów;
  • Tworzenie schematów automatycznego księgowania;
  • Automatyczne tworzenie wydruków takich jak VAT i PIT oraz integracja z e-Deklaracjami;
  • Integracja z modułem kadrowym oraz automatyzacja procesów z pogranicza księgowości i zarządzania zasobami ludzkimi –  np. księgowanie listy płac;
  • Integracja z modułem zarządzania środkami trwałymi;
  • Obsługa ksiągowań walutowych;
  • Tworzenie i wysyłanie plików JPK, a zwłaszcza JPK_VAT.

Potrzebna jest zatem profesjonalna aplikacja wewnętrzna, która będzie służyła prowadzeniu takiej ewidencji. Wymagania wobec takiego oprogramowania ciągle rosną. A są one następujące:

  • dane wprowadzone na formularzu elektronicznym muszą być z niego automatycznie wczytywane do aplikacji;
  • aplikacja musi generować dokumenty elektroniczne zaświadczeń, a nie tylko je drukować;
  • musi być możliwe udostępnianie na zewnątrz urzędu wyszukiwarki w rejestrze przedsiębiorców, który ma charakter publiczny.

System zarządzania dokumentami

Jak zadbać o IT w urzędzie?

Jakie są zalety i wady takiego systemu?

Zalety systemu zarządzania dokumentami są następujące:

  1. szybszy i sprawniejszy obieg dokumentów;
  2. szybszy dostęp do informacji oraz ich efektywne wykorzystanie;
  3. łatwy monitoring dokumentów, które krążą w urzędzie;
  4. niższe koszty – np. papier i tusz do drukarek.

Wady takiego systemu są w zasadzie tylko dwie:

  1. konieczność poprawnego archiwizowania i katalogowania;
  2. drukowanie z przyzwyczajenia przechowywanych dokumentów w celu ich przeczytania.

Widzimy zatem, że wady w tym przypadku zdeterminowane są de facto czynnikiem ludzkim.

Przykład

Jest nim niewątpliwie system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją EZD PUW – stworzony przez Podlaski Urząd Wojewódzki.

Wdrożyły go – i nadal wdrażają – jednostki administracji rządowej i samorządowej oraz inne podmioty. Jest on przeznaczony wyłącznie do realizacji zadań publicznych.

Ten system zarządzania dokumentami zdał egzamin zarówno w dużych organizacjach, takich jak Ministerstwo Finansów, jak również w małych instytucjach typu archiwa państwowe.

Jakimi cechami się wyróżnia system EZD PUW?

  1. Jest prosty w obsłudze i zgodny z prawem.
    Stworzyli go urzędnicy dla urzędników. Posiada setki funkcjonalności – od obsługi kancelaryjnej, po obsługę spraw, składu chronologicznego i archiwum. Wyróżnia się legalizmem i prostotą.
  2. Interoperacyjność i standardy
    Systemy urzędów wymieniają między sobą informacje w postaci elektronicznej. Odbywa się to automatycznie lub dzięki elektronicznym skrzynkom podawczym. Możliwość integracji z systemami dziedzinowymi zapewniają interfejsy oraz API.
  3. Elektronizacja procedur i procesowość
    Dzięki wbudowanym silnikom procesów i formularzy możliwa jest elektronizacja i automatyzacja procesów w urzędzie. Ma to na celu uproszczenie załatwiania w nim spraw i skrócenie czasu ich realizacji.
  4. Transparentność i zarządzanie
    Transparentność funkcjonowania i możliwość lepszego zarządzania informacją w urzędzie.
  5. Raporty i rejestry
    To doskonałe narzędzie do zarządzania informacją, podejmowania decyzji oraz wspomagania codziennej współpracy.

Integracja zewnętrzna

Usługi, które instytucja świadczy na zewnątrz wymagają wsparcia wewnętrznych systemów informatycznych umożliwiających ich udostępnianie. Efektywność takiego wsparcia wymaga integracji tych systemów z systemami udostępniającymi usługi obywatelom.